Mag een medewerker zijn eigen contactgegevens aanpassen? Step2HR heeft een rechtenstructuur die bepaalt welke gebruikers tot welke functionaliteiten en gegevens toegang hebben. Daarnaast zijn er rechten die op organisatieniveau en / of op individueel niveau kunnen worden ingesteld.

Rechten

Binnen Step2HR hebben gebruikers enkel toegang tot informatie die zij nodig hebben voor het uitvoeren van hun verantwoordelijkheden. Gebruikers hebben een van de volgende 4 rechten niveaus:

• Beheerder
  De beheerder logt in via een aparte beheerder login. De beheerder kan alle informatie in het systeem inzien, gegevens met betrekking tot de organisatie aanpassen (afdelingen, functies, etc) en medewerkers toevoegen of verwijderen. Tevens kan de beheerder namens de HR afdeling formulieren accorderen.
  
  
• Directie
  Directieleden kunnen de gegevens alle medewerkers in Step2HR inzien, maar kunnen daar geen wijzigingen in aanbrengen. Tevens kan een directielid formulieren accorderen van medewerkers die direct aan hem/haar rapporteren.
  
  
• Leidinggevende
  Een leidinggevende kan zijn/haar eigen gegevens inzien en die van mensen die direct of indirect aan hem/haar rapporteren. Een leidinggevende kan formulieren accorderen van medewerkers die direct aan hem/haar rapporteren.
  
  
• Medewerker
  Iedere medewerkee kan zijn/haar eigen gegegevens inzien maar niet die van anderen. Een medewerker kan zijn / haar formulieren accorderen.

Optioneel hebben medewerkers binnen Step2HR een logboek waarin zij persoonlijke aantekeningen kunnen maken. Deze logboeken zijn enkel zichtbaar voor de medewerker zelf en zijn niet toegankelijk voor de beheerder, directie of leidinggevende.

Instellingen op orgnisatieniveau

Via het menu START -> Instellingen kan de beheerder instellingen maken die voor de hele organisatie van toepassing zijn. In het tabje Prestatiemanagement kan ingesteld worden in welke perioden de verschillende HR cyclus gesprekken uitgevoerd dienen te worden. Tevens kan hier worden ingesteld of gespreksformulieren die door medewerker en leidinggevende zijn geaccordeerd ook automatisch accoord worden bevonden door de HRM afdeling (of dat de HRM handmatig deze formulieren accordeert).

Via het tabje Rechten medewerkers kan worden ingesteld of medewerkers zelf hun e-mail instellingen (zie verderop in deze blog) en contactgegevens in Step2HR mogen beheren. Daarnaast kan worden ingesteld of medewerkers zelf hun HR cyclus formulieren mogen bewerken, waarmee de leidinggevende tijd kan besparen. Merk op dat wanneer hier wijzigingen worden opgeslagen deze ook direct bij alle medewerkers worden doorgevoerd.

In Mail & meldingen kan worden ingesteld of worden of berichten die in Step2HR worden getoond ook per email worden verzonden om zo de gebruikers te informeren. Ook kan een emailadres ingesteld waar het systeem een bericht naar stuurt wanneer een medewerken zijn/haar contactgegevens heeft gewijzigd. Tot slot kan ingesteld worden dat meldingen ouder dan een bepaalde datum niet meer getoond worden, en hoe lang van tevoren automatisch signaleert dat een contract gaat verlopen.

Via het tabje Contract sjablonen kunnen sjablonen beheerd worden. Zie voor meer informatie zie Contracten in Step2Hr.

Instellingen en rechten op medewerkersniveau

Op individuele basis kan voor medewerkers van de standaard instellingen worden afgeweken. Daarbij kan aan medewerkers additionele rechten gegeven worden, bijvoorbeeld het recht op de registratie van opleidingen te beheren. Ga hiervoor naar Organisatie -> Medewerkers.

Mail instellingen

Gebruikers die hun eigen mail instellingen mogen beheren, kunnen dit doen in Mail instellingen (klik op de het blauwe vlak met tandwielen en kies Mail instellingen). Hier kunnen zij voor verschillende categorieën aangeven met welke frequentie zij berichten wensen te ontvangen. Merk op dat Step2HR enkel mails verstuurt wanneer er daadwerkelijk iets te melden valt.